Vous souhaitez être un réel soutien qui aime organiser et faire plusieurs choses à la fois ? Vous aimez être au service d'une petite équipe de direction qui, grâce à vous, peut travailler plus efficacement ?
En tant qu'assistant.e du management chez WSM, vous soutenez l'équipe composée d'un directeur général et de deux directeurs adjoints dans un large éventail de tâches administratives et organisationnelles.
Qui sommes-nous ?
Saviez-vous que, dans le monde, une personne sur deux ne vit pas dignement de son travail ? Et qu'un nombre encore plus important de personnes doivent se débrouiller seules lorsqu'elles sont malades, au chômage ou âgées ? Et bien, nous faisons quelque chose pour y remédier.
WSM est une ONG belge qui coopère avec des mouvements sociaux sur plusieurs continents afin que les générations actuelles et futures puissent bénéficier du droit universel à un travail décent et une protection sociale. WSM collabore avec près de 100 mouvements sociaux dans 20 pays d'Afrique, d'Asie, d'Amérique latine et Caraïbes. En Belgique, WSM appuie les organisations du Mouvement Ouvrier Chrétien MOC et beweging.net (ACV-CSC, CM-MC, …) pour accroître et pérenniser le soutien à la solidarité et à la coopération internationale parmi leurs membres. WSM contribue également à ce que ces mouvements se réunissent au niveau international au sein d'un réseau thématique sur le droit à la protection sociale (INSP!R - International Network for Social Protection Rights).
Nos valeurs telles que l'égalité et l'inclusion sont au cœur de notre approche et sont indispensables à l’engagement international. Nous continuons à développer activement des politiques inclusives, y compris dans notre politique de ressources humaines.
La fonction
- Assistance quotidienne au directeur général.
- Gestion d’agenda : gestion de l’agenda du directeur général, planification des rendez-vous et des réunions.
- Organisation des réunions de direction et des instances de décision en français et en néerlandais : préparation de l’ordre du jour et des documents, rédaction des procès-verbaux, suivi des présences, des procurations et des votes, suivi des points d’action. Traitement des documents suivant les obligations de la législation sur les asbl.
- Organisation et comptes-rendus des réunions numériques du réseau international INSP!R.
- Traitement administratif de toutes les règlementations relatives aux asbl et aux ONG : enregistrements, registre UBO, dossiers d’agrément, …
- Suivi des nouvelles règles relatives à la législation sur les asbl.
- Organisation des voyages : organisation des voyages professionnels de l'équipe de direction, y compris les vols et les hôtels, l'assurance voyage et les rapports financiers.
- Événements : organisation d'événements internes et externes en coopération avec la collègue du secrétariat, qu'il s'agisse de petites réunions ou d'événements de deux jours réunissant toute l'équipe.
- Personne de référence : agir en tant que premier.ère interlocuteur.trice pour les contacts internes et externes. Assurer un accueil professionnel et chaleureux des visiteurs.
- Back-up de la collègue du secrétariat en cas d’absence.
Ce que nous offrons :
- Une plus-value : une fonction variée et porteuse de sens au sein d'une organisation nationale et d’une dynamique internationale.
- Un emploi à temps plein avec un contrat à durée indéterminée.
- Des bonnes conditions : en plus de votre salaire attractif au sein du secteur ONG avec valorisation d’expérience pertinente, vous recevrez plusieurs avantages extralégaux tels que des chèques-repas, une assurance-groupe, une assurance hospitalisation, une 13ième mois, une indemnité de travail à domicile, GSM.
- Un coaching et des possibilités de suivre des formations pendant les heures de travail.
- La flexibilité : vous travaillez 40 heures par semaine avec possibilité de système d’horaires flottants. Le travail à domicile occasionnel est possible.
- Du temps libre : en plus des congés légaux, vous bénéficiez de 30 jours de réduction du temps de travail par an et d'un certain nombre de jours fériés extralégaux.
- La mobilité durable : nous prenons en charge vos déplacements à Bruxelles par les transports en commun.
Qui êtes-vous ?
- Vous avez au moins deux ans d’expérience dans une fonction similaire.
- Vous parlez et écrivez très bien le français et le néerlandais. En effet, notre organisation est bilingue, tout comme l'équipe de direction et les organes de décision. La connaissance de l'espagnol et de l'anglais est un plus. Si nécessaire, vous êtes disposé.e à suivre des cours de langue.
- O365 (Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Teams, Outlook,...) n'a pas de secret pour vous et vous disposez des connaissances et compétences techniques pour organiser des événements numériques (via Teams, Zoom,...).
- Vous avez le sens de l'organisation et de la structuration. Vous aimez prendre des initiatives, êtes proactif.ve et résistant.e au stress.
- Vous êtes un.e généraliste : vous aimez la diversité dans vos tâches.
- Vous avez de l'expérience dans la rédaction de comptes-rendus et/ou de synthèses.
- Vous savez travailler de manière autonome et discrète et établir des priorités.
- Vous avez d'excellentes aptitudes sociales et vous tirez de l'énergie du soutien que vous apportez à vos collègues.
- Vous faites preuve de considération, d'ouverture d'esprit et de respect pour les différentes cultures et pour le travail dans un environnement international.
Comment devenir notre nouveau.elle collègue?
Envoyez votre CV et lettre de motivation par mail à dominique.dooms@wsm.be pour le 27 septembre à 12h au plus tard. Pour les candidat.e.s sélectionné.e.s, les tests et interviews auront lieu les 9 et 10 octobre.
Pour plus d’information sur la fonction, vous pouvez vous adresser à katrien.beirinckx@wsm.be.
